“O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em
arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na
legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado
para a Administração Tributária quando solicitado.”
Se você é emitente de NF-e então já cansou de ouvir que é
obrigação da sua empresa manter o XML das NF-es de emissão própria bem como o
XML das NF-es recebidas de terceiros. Nenhuma novidade.
Contudo, este procedimento está realmente sendo executado?
Com o intuito de tranquilizá-lo, ou alertá-lo, seguem alguns
cenários e questionamentos que devem ser explorados, junto ao responsável pela
gestão destes documentos eletrônicos na sua empresa.
Temos os XMLs de mercadorias recebidas acompanhadas por
DANFE, desde a data em que nos tornamos emissores de NF-e?
A quantidade dos XMLs emitidos e recebidos é a mesma que foi
escriturada na EFD Fiscal (ou no SINTEGRA)?
Escolha uma NF-e qualquer, recebida há mais de 2 ou 3 anos,
a partir de uma escrituração e solicite pela recuperação deste arquivo. Se você
teve sorte, e conseguiu o XML, então escolha mais alguns de forma aleatória.
Suponha que um agente do Fisco Estadual está na portaria da
empresa e solicita uma relação de XMLs recebidos do CNPJ “x” para período de
“a” a “b”. Qual a agilidade e garantia em recuperar estes arquivos? (Ele terá
tempo de pedir para tomar um café?).
Qual o seu grau de certeza de que armazenou, e está
entregando, os XMLs no formato determinado pela legislação? (formato de
distribuição da NF-e).
Quantos dos casos comentados necessitaram de recuperação a
partir de backups de informação? A recuperação, a partir da mídia de backup,
foi rápida? Sem problemas? Necessitou envolvimento do TI da sua empresa?
Poderíamos nos estender por mais cenários bem como
incluirmos outros modelos de documentos eletrônicos. Mas, acredito, a ideia
principal foi passada: Quem não coloca a prova suas necessidades, quando
precisar, pode ter uma surpresa desagradável.
Lamentavelmente, enquanto a obrigação de manter o XML ainda
recair ao contribuinte, não há o que se fazer exceto munir-se de softwares e
processos que garantam o atendimento da legislação e a tranquilidade fiscal
para a empresa.
Fonte: Decision IT
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