Desde a 1ª nota fiscal eletrônica com validade
jurídica emitida em 2006, a maioria das empresas recebe Notas Fiscais
Eletrônicas (NF-es) de seus fornecedores em formato digital. Passados todos
esses anos muitas empresas ainda não estão em compliance com as regras de
documentos fiscais eletrônicos. E por que isso?
Simplesmente
porque não deram a devida importância para a questão do recebimento e guarda
dos arquivos recebidos, já que a criticidade sempre esteve na emissão dos
documentos, o que compromete o faturamento das empresas.
Ocorre
que atualmente todas as empresas pensam que já têm essa questão resolvida. Ou
seja, independente da solução utilizada, estão operando entre si, enviando
arquivos digitais para todos os lados, através de contas de email, web
services, ftp etc. Porém, o que elas deveriam se questionar é: “onde estão
armazenados esses arquivos digitais?” Tais documentos deveriam estar em um
local (HD, DVD, ou outros meios seguros), devidamente validados do ponto de
vista fiscal e disponíveis para acesso a qualquer momento, no caso de acontecer
uma auditoria fiscal.
Porém,
ainda existem muitas empresas que têm os documentos em papel armazenados, mas o
respectivo arquivo digital está perdido, ou nem mesmo foi enviado pelo
emitente. Dependendo da quantidade de arquivos não recebidos, o melhor a fazer
é um trabalho de recuperação, efetuando a busca e o respectivo download através
de uma ferramenta apropriada.
E,
a partir de uma data de corte, criar um processo de recebimento dos arquivos
por meio de uma solução que atenda todo o fluxo, desde a chegada até a
validação e guarda.
Outra
opção é uma verificação detalhada, que pode ser feita através de sistemas
específicos que cruzam informações de compras da empresa com a base em arquivos
digitais. As áreas fiscal, financeira e de TI devem ser envolvidas no processo
para que os documentos sejam devidamente organizados e validados.
Atualmente
já existem no mercado soluções que atendem a essas necessidades. Tais softwares
automatizam o processo de recebimento e a validação jurídica do documento
digital. Tudo é feito de forma segura e sem a necessidade de interferência
humana. Portanto, não espere receber a visita do fisco digital para iniciar um
trabalho no sentido de ter uma base de dados com todos os documentos digitais
emitidos. Se tiver dificuldade, contate busque no mercado um fornecedor de TI
para ajudar.
Por Wilson Alves da Silva
Fonte:
DCI-SP
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