Como racionalizar a quantidade de documentos no âmbito empresarial? Qual da tendência de mercado á curto prazo? Porque inovar?
Estatisticamente, pesquisas evidenciam o aumento do volume de papel documental nas empresas. Isso ocorre porque desde os primórdios as empresas trabalham com o armazenamento de documentos através de papéis escritos, e com o passar de algumas décadas impressos e assinados. Porém, como todos já sabem a disposição natural do mercado é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Essa mudança é um grande salto que o Fisco já deu.
Com o avanço tecnológico e com sistemas de automação comercial cada vez mais inteligente (Business Intelligence), as organizações passaram a integrar eletronicamente os seus documentos junto aos órgãos competentes, assim sendo: é oportuno que as empresas passem a promover também a integração digitável com contabilidade e é de suma importância que os arquivos internos das empresas também passem a ser arquivados eletronicamente, essa certamente não será uma mudança de curto prazo.
Atualmente, em algumas situações e em alguns órgãos já é um requisito básico a substituição da assinatura em papel pela certificação digital.
Com a aprovação da PLC 11/2007 - que discore sobre as normas judiciais dos documentos digitais é provável que o alvo seja documentar em meio digital, dessa forma, as empresas reduzirão o volume da documentação escrita/impressa. Cito também que: alguns tipos de documentos devem ser armazenados por questões fiscais até cinco anos, na realidade a uma mudança gradativa na Lei e na cultura, refiro-me, a substituição anual de documentos que comprove a adimplência junto a empresas de telefonia, de energia e outras, por exemplo. Dessa forma é possível começar a mensurar a racionalização do volume de documentos/papéis que devem ser arquivados.
A conversão de documentos em papéis por documentos digitais, é uma preocupação mundial, porque reflete diretamente na preservação do meio ambiente e consequentemente no equilíbrio das condições climáticas.
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