Com a NF-e, o arquivamento físico das Notas Fiscais foi substituído pela guarda digital de arquivos eletrônicos. Os velhos formulários pré-impressos deram lugar aos arquivos XML. E agora, o que fazer?
A criação da Nota Fiscal eletrônica trouxe uma considerável mudança no processo de armazenamento dos documentos fiscais. O modelo baseado no arquivamento de documentos em caixas, fichários ou armários foi substituído pela guarda de arquivos em meio eletrônico. O que antes ocupava grandes espaços físicos, agora pode ser guardado em um pequeno HD de computador.
O que mudou e o que não mudou
Essa alteração do meio físico para o meio digital não mudou a necessidade de guardar de forma segura o documento fiscal eletrônico. Como não há mais a 3ª via impressa, é preciso assegurar que o arquivo eletrônico referente a NF-e seja armazenado em um local seguro após a Autorização de Uso pela SEFAZ. É esse documento que o Fisco solicitará em uma auditoria.
Há muitas empresas que possuem essa preocupação e fazem o seu dever de casa corretamente. Mas há também aquelas que, por falta de conhecimento, não se preocupam muito com isso. Ainda há o pensamento de que essa preocupação deve ser do contador, o que não é algo verdadeiro. Assumir os deveres da empresa é papel do empreendedor, do administrador, do empresário.
Como armazenar de forma segura?
Muitas empresas utilizam o Software gratuito disponibilizado pelo governo. Entretanto esse software não disponibiliza nenhum recurso seguro para armazenamento das informações. Para quem usa esse software, a única forma de salvar os arquivos da notas é usando o "Copiar -> Colar" em pastas/diretórios. Para empresas que se preocupam com segurança, utilizar este software não é uma boa prática.
Para guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, primeiramente é preciso ter em mente que será necessário efetuar um investimento financeiro. O valor de investimento é proporcional ao nível de segurança desejado, quanto maior o investimento, maior a segurança. Cabe a cada empresa determinar o nível de segurança desejado.
Um nível básico de segurança está na utilização de um software especialista para a gestão dos documentos eletrônicos. Softwares especialistas utilizam o conceito de armazenamento das informações em banco de dados e isso já garante parte do processo. Depois, é necessário que as informações desse banco sejam salvas periodicamente para outro local (esse processo é o bom e velho backup).
Soluções para armazenamento seguro
Guardar os arquivos em um banco de dados e efetuar o backup periódico é o nível de segurança mais simples e barato. Com um investimento um pouco maior, também é uma boa alternativa a contratação de um Datacenter para a guarda dos documentos. Há empresas que fornecem esse tipo de serviço e há também softwares que disponibilizam este recurso.
Muitas soluções disponíveis no mercado tornam o processo de gestão dos documentos eletrônicos bastante simples, dando agilidade no faturamento e possibilitando o armazenamento seguro e eficaz. Segurança não é só armazenar, é também garantir que os processos de geração do arquivo, assinatura digital e transmissão do documento para a SEFAZ sejam feitos de forma consistente e que preserve a integridade as informações trafegadas.
Cuidados com os arquivos eletrônicos recebidos
As empresas precisam ter a preocupação de armazenar em segurança todos os documentos fiscais eletrônicos envolvidos no contexto da organização. Não são somente as Notas eletrônicas emitidas que precisam ser salvas, é preciso também guardar todas as Notas eletrônicas recebidas (NF-e e NFS-e) de seus fornecedores e os Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CT-e) enviados pelas transportadoras.
É interessante padronizar os processos que envolvam fornecedores e transportadoras. Deve ser criado um canal de comunicação único para a recepção e validação dos documentos eletrônicos, facilitando a sua organização e guarda. Esses processos também podem ser automatizados através de softwares especialistas e, neste caso, o uso deles é a melhor opção.
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