Quem nunca achou que a reunião se
estendeu por mais tempo do que deveria ou não teve propósito nenhum? As razões
para essa insatisfação, de acordo com o consultor em estratégia nos negócios
Leonardo Fuerth, em seu livro Técnicas de reunião, podem ser condensadas em quatro
aspectos: “falta de preparo, conflito espaço-temporal, reunião mal desenvolvida
e comportamentos inadequados”.
Para minimizar problemas como
esses, evitando que as reuniões se desvirtuem do seu papel de solucionadoras de
questões, tornem-se empecilhos e perda de tempo para gestores e colaboradores,
a Administradores vai lhe dar uma ajudinha. Elaboramos, em conjunto com a
consultora organizacional Sônia Jordão, dicas tanto para quem conduz o
encontro, como para os participantes.
Quem conduz
1- Selecione os participantes do
encontro
Convoque ou convide para
participar da reunião somente as pessoas que tenham interesse no assunto.
2 - Explique previamente o
motivo, explicitando seus desdobramentos
Informe o tema a ser discutido
com antecedência para que as pessoas se preparem para a reunião. Além disso, ao
iniciar o encontro, esclareça suas razões e verifique se os participantes
compreenderam, questionando as causas ou problemas do assunto em pauta.
3 - Acompanhe para que não haja
fuga do tema/gerencie o tempo
Procure manter o foco da reunião,
garantido que seja rápida e com exposições sucintas, intervindo quando algum
participante se prolongar, falar com muita frequência ou sair do tema.
4
- Incentive a participação de todos
Peça aos demais soluções
possíveis e estimule a participação de todos, buscando ter as evidências que
comprovem a praticidade de cada proposta, evitando questionar diretamente cada
participante. É preciso que cada uma das soluções levantadas tenha um
responsável e limite de tempo para que sejam realizadas.
Quem participa
1- Organize-se para a reunião
Chegue no horário marcado e leve
para a reunião tudo que sabe a respeito do tema a ser discutido.
2- Participe ativamente da
reunião
Externe suas opiniões e soluções,
mas seja breve, utilizando um tom de voz moderado. Explique e esclareça suas
propostas, além de apoiar sugestões que levem a uma solução coerente. Anote
tudo o que for de seu interesse e evite conversas paralelas. Além disso, assuma
as responsabilidades inerentes às suas funções.
3- Saiba ouvir
Escute com atenção o que falam
outros participantes e não interrompa quando alguém estiver com a palavra. Caso
discorde das ideias de outro, não discuta, mas pergunte o motivo pelo qual o
colega pensa de maneira diferente.
4 – Cuidado com o celular
Não tem coisa mais chata em uma
reunião do que ser interrompido por um toque de celular. Desligue ou deixe o
aparelho no silencioso durante a reunião.
tiva?
Definição de metas, divisão de
trabalhos ou informar sobre os resultados de uma ação. Essas razões, entre
outras várias, podem demandar reuniões. No entanto, nem sempre esses encontros
representam soluções para os problemas de uma companhia e sim mais um entrave
na realização das tarefas.
Quem nunca achou que a reunião se
estendeu por mais tempo do que deveria ou não teve propósito nenhum? As razões
para essa insatisfação, de acordo com o consultor em estratégia nos negócios
Leonardo Fuerth, em seu livro Técnicas de reunião, podem ser condensadas em quatro
aspectos: “falta de preparo, conflito espaço-temporal, reunião mal desenvolvida
e comportamentos inadequados”.
Para minimizar problemas como
esses, evitando que as reuniões se desvirtuem do seu papel de solucionadoras de
questões, tornem-se empecilhos e perda de tempo para gestores e colaboradores,
a Administradores vai lhe dar uma ajudinha. Elaboramos, em conjunto com a
consultora organizacional Sônia Jordão, dicas tanto para quem conduz o
encontro, como para os participantes.
Quem conduz
1- Selecione os participantes do
encontro
Convoque ou convide para
participar da reunião somente as pessoas que tenham interesse no assunto.
2 - Explique previamente o
motivo, explicitando seus desdobramentos
Informe o tema a ser discutido
com antecedência para que as pessoas se preparem para a reunião. Além disso, ao
iniciar o encontro, esclareça suas razões e verifique se os participantes
compreenderam, questionando as causas ou problemas do assunto em pauta.
3 - Acompanhe para que não haja
fuga do tema/gerencie o tempo
Procure manter o foco da reunião,
garantido que seja rápida e com exposições sucintas, intervindo quando algum
participante se prolongar, falar com muita frequência ou sair do tema.
4
- Incentive a participação de todos
Peça aos demais soluções
possíveis e estimule a participação de todos, buscando ter as evidências que
comprovem a praticidade de cada proposta, evitando questionar diretamente cada
participante. É preciso que cada uma das soluções levantadas tenha um
responsável e limite de tempo para que sejam realizadas.
Quem participa
1- Organize-se para a reunião
Chegue no horário marcado e leve
para a reunião tudo que sabe a respeito do tema a ser discutido.
2- Participe ativamente da
reunião
Externe suas opiniões e soluções,
mas seja breve, utilizando um tom de voz moderado. Explique e esclareça suas
propostas, além de apoiar sugestões que levem a uma solução coerente. Anote
tudo o que for de seu interesse e evite conversas paralelas. Além disso, assuma
as responsabilidades inerentes às suas funções.
3- Saiba ouvir
Escute com atenção o que falam
outros participantes e não interrompa quando alguém estiver com a palavra. Caso
discorde das ideias de outro, não discuta, mas pergunte o motivo pelo qual o
colega pensa de maneira diferente.
4 – Cuidado com o celular
Não tem coisa mais chata em uma
reunião do que ser interrompido por um toque de celular. Desligue ou deixe o
aparelho no silencioso durante a reunião.
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