O melhor a fazer, segundo
especialistas de consultorias, órgãos do governo envolvidos e empresas que já
estão testando o sistema é procurar entender o eSocial agora e não deixar o
problema para depois. Confira os principais pontos:
1) O que é o eSocial?
O eSocial (ou folha de pagamento
digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das
Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema
Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.
2) Quais mudanças esse sistema
traz?
O eSocial vai mudar a forma como
todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias,
previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o
sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo
federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A
transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será
preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao
Ministério do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo.
3) O eSocial será obrigatório?
Sim, o eSocial será obrigatório
para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte - do
Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes
empresas.
4) Qual é o cronograma?
Primeiramente, a adequação ao
eSocial seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro de 2014, conforme
publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano. No entanto, o
cronograma foi alterado e agora será progressivo de acordo com o porte da
empresa.
Segundo a Receita Federal, no
primeiro semestre de 2014, somente as grandes empresas (empresas em regime de
lucro real, com faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se adequar,
obrigatoriamente, à folha de pagamento digital. No segundo semestre do ano que
vem será a vez dos microempreendedores individuais (MEIs), pequenos produtores
rurais, empresas de lucro presumido (que têm faturamento anual de até R$ 48
milhões) e do Simples Nacional.
De acordo com o coordenador de
Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, a
previsão é de que um novo ato normativo seja publicado até o início de
novembro, oficializando esse novo cronograma. De qualquer maneira, a previsão é
que até 2015 a transição para o eSocial seja totalmente finalizada.
5) Quais órgãos do governo estão
envolvidos no projeto?
O projeto envolve a Receita
Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência
Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica
Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais,
previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério do Planejamento
também é parte do projeto, com a função de equalizar os interesses de todos as
esferas envolvidas.
6) Quais são os benefícios
esperados?
O governo espera reduzir a
burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais,
tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Nove obrigações feitas
mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como os Caged, a
Rais, a Dirf e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para
o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as
informações de seu interesse.
Como o eSocial irá integrar todas
as informações sobre os funcionários, a análise e cruzamento de dados ficará
mais fácil para o governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização.
7) Quais atividades serão
afetadas?
São exemplos: cadastramento de
trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admissão, demissão,
afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança
de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais
trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), imposto de renda
retido na fonte, informações sobre FGTS.
8) Como o eSocial vai funcionar?
O empregador poderá acessar o
site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre
o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da
integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e
o enviará ao empregador.
9) O sistema do eSocial corre o
risco de ficar sobrecarregado no dia do envio da folha de pagamento?
Juntas, todas as empresas
brasileiras devem gerar e enviar 200 milhões de arquivos por mês, segundo a
previsão da Receita Federal. A expectativa é de que 50% desse volume mensal
seja enviado perto do dia de fechamento da folha pagamento. Com essa
expectativa, a Receita Federal afirma que o sistema do eSocial está preparado
tecnologicamente para receber esse volume de informações sem erros.
10) Por onde começar?
O primeiro passo será o
cadastramento dos funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a
empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu
da empresa. O modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento
de diversos registros. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os
trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode
ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que as empresas comecem o
processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar
inconsistências.
11) Dentro das empresas, qual
departamento deverá cuidar da adequação ao eSocial?
A adequação ao eSocial envolve
diversas áreas de uma empresa, entre elas: recursos humanos, tecnologia,
fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e
financeiro. Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o
impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva
responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e
revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados circulam dentro da
empresa, segundo a sócia da área de outsourcing da Deloitte, Angela Castro.
"É uma mudança cultural", diz.
13) Qual o prazo para envio das
informações?
O eSocial não muda a lei atual. O
envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente
a cada evento trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo,
deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a
trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação ser transmitido. Já a
folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.
14) O que acontece se a empresa
que não se adequar?
O eSocial não altera nenhuma
legislação, e sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do
governo. Se hoje a empresa só sofre fiscalização quando um fiscal da Receita
Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos
trabalhadores, com o eSocial a fiscalização será automática. A empresa que não
se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações
fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas
15) O que é o eSocial para o
empregador doméstico?
O site do eSocial
(www.esocial.gov.br) já está funcionando para os empregadores registrarem
trabalhadores domésticos. Mas o cadastro ainda é opcional - só será obrigatório
120 dias após a regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013 (a PEC das
Domésticas), que está na Câmara dos Deputados.
Por enquanto, para acessar o
modelo do empregador doméstico, é necessário primeiro criar um código de
acesso, via CPF do empregador doméstico, data de nascimento e recibos das duas
últimas declarações do Imposto de Renda ou título de eleitor.
Por ser opcional, o sistema hoje
tem o cadastro de 45 mil empregadores domésticos. O número ainda baixo diante
dos 2 milhões existentes, segundo a Receita Federal.
Fonte: O Estadão
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